Die Leistungsplanung in STEPS

Viele Unternehmen wickeln verschiedenste Projekte parallel ab. Mit völlig unterschiedlichen Anforderungen und sehr unterschiedlichen Größenordnungen. Mal sind es Kleinstprojekte mit wenigen Stunden Aufwand, mal aufwendige Projekte mit vielen Personentagen. Oft werden dabei dieselben Ressourcen für verschiedene Aufgaben benötigt. Das macht die Ressourcenplanung und -verteilung sehr komplex. Unsere ERP + CRM Lösung STEPS bietet mit der Leistungsplanung eine Funktion zur effizienten Umsetzung einer Multi-Projektplanung. Wir zeigen an einem typischen Beispiel, wie es geht.

Die Projekte trudeln aus dem Vertrieb ein und werden anschließend eingeplant. Bestenfalls sind die Projekte schon aus der Vertriebsphase bekannt und eventuell sind bereits Ressourcen (vor)reserviert. Mithilfe der Leistungsplanung können Sie in STEPS nun jedes einzelne Projekt zielgerichtet planen, ohne die Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu überlasten.

Wenn Ihr Kunde Ihr Angebot unterschrieben hat, soll es in der Regel schnellstmöglich losgehen. Dazu übernehmen Sie das angenommene Angebot in den Auftragsbestand. Über die Funktion „Auftrag erfassen“ werden die Daten aus dem Angebot in einen neuen Auftrag übernommen.

Danach erfolgt die Übernahme des Leistungskatalogs direkt in die Service Struktur. Der Wunschstart des Kunden für das Projekt ist in zwei Wochen. Im Leistungskatalogfenster übernehmen Sie nun nach der Festlegung des Projektstarts den Leistungskatalog aus dem Angebot.

In der Gantt-Planung sehen Sie nun den geplanten Projektablauf und können bei Bedarf noch Änderungen in der Terminplanung vornehmen.

Nun geht es in die Leistungsplanung. Hier sehen Sie, ob zu den gewünschten Terminen auch die entsprechenden Kapazitäten für die einzelnen Aufgaben verfügbar sind. Starten Sie die Leistungsplanung aus dem Auftrag heraus, lassen sich die anstehenden Dispositionen direkt dort verplanen. Einen Überblick über die Ressourcen im entsprechenden Pool finden Sie in der Übersicht der Leistungsplanung.

In unserem Beispiel erkennen Sie, dass die Auslastung der meisten Mitarbeiter im grünen Bereich liegt. Für unser Projekt in der KW 50 sind also Ressourcen im Pool verfügbar. Jetzt können Sie sich also an die eigentliche Planung machen.

Für jede Aufgabe aus der Liste zeigt das Feld unten rechts an, welche Mitarbeiter über die benötigten Skills verfügen. So können Sie Ihre Mitarbeiter direkt den jeweiligen Aufgaben zuordnen.

In der Feinplanung ist dann eine direkte Terminierung von Teil- bzw. ganzen Aufgaben im Kalender möglich. Dies erlaubt zum einen die Verteilung der Aufgaben auf mehrere Personen, zum anderen auch eine zentrale Disposition aller Mitarbeiter.

Alle Termine können über die STEPS Exchange Synchronisation mit dem persönlichen Kalender jedes Mitarbeiters verbunden werden. So sehen alle am Projekt beteiligten Personen die Termine in ihrem Kalender und haben die Möglichkeit, diese bei Bedarf zu verschieben. Dies wird dann erneut mit der STEPS Leistungsplanung abgeglichen. Alle Änderungen sind nach der Aktualisierung in der Übersicht kenntlich. Mit der Feinplanung und der Zuweisung der kapazitiven Termine verändert sich die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter.

Die Leistungsplanung in STEPS ermöglicht neben einer projektbezogenen Planung der Ressourcen zusätzlich auch eine projektübergreifende oder Multiprojektplanung. Durch Anklicken jeder der Kacheln in der Übersicht wechseln Sie in die Planungsansicht. Damit können Sie bei Engpässen für einzelne Mitarbeiter die Dispositionen verschieben oder auf andere Mitarbeiter übertragen. Hier lassen sich aber auch zentral die Aufgaben, die einem Pool von Mitarbeitern zugeordnet sind, aufrufen und auf die einzelnen Mitarbeiter verteilen. Dies ist entweder über die Skills oder über die Mitarbeiter aus den Pools möglich, indem man die jeweiligen Kapazitäten berücksichtigt.

Auf diese Weise können Sie in STEPS parallel unterschiedliche Projekte planen – egal ob mit mehr oder weniger aufwändigen Aufgaben. Sie behalten stets den Überblick und überlasten Ihre Mitarbeiter dabei nicht.

Der Leistungskatalog in STEPS

Dienstleistungsangebote zu erstellen kann umständlich und nervig sein: immer wieder die gleichen Schritte, bei jedem einzelnen Angebot aufs Neue. Unser ERP + CRM System STEPS bietet mit dem Leistungskatalog eine intelligente Lösung für Routineangebote wie diese. Wir erklären Schritt für Schritt, wie’s geht.

In den meisten ERP-Systemen läuft die Erstellung eines Dienstleistungsangebot folgendermaßen: Als erstens müssen Sie aus den Skizzen des Technikers, der die Aufwandsschätzung übernommen hat, einen Text erstellen. Dieser soll einerseits wiedergeben, was genau gemacht werden muss und welchen Aufwand jede einzelne Aufgabe bedeutet. So kann man bei Bedarf noch entscheiden, worauf Sie gegebenenfalls verzichten können, um die Aufwände zu reduzieren. Andererseits muss der Text so formuliert sein, dass er für den Kunden verständlich und nachvollziehbar ist.

Bei jedem neuen Angebot müssen Sie erneut so vorgehen und wieder von vorne anfangen. Oder Sie suchen alternativ in früheren Angeboten, ob Sie einzelne oder mehrere Elemente daraus für ihr aktuelles Dienstleistungsangebot übernehmen können. Das ist aber eine undankbare Tätigkeit und birgt außerdem immer die Gefahr, etwas zu vergessen, das Ihnen bei der Umsetzung auf die Füße fällt und dann mühsam nachverhandelt werden muss.

Leistungskataloge in Angeboten

Mit dem Leistungskatalog bietet STEPS eine Möglichkeit, Routineangebote ganz einfach und ohne großen Aufwand zu erstellen und Kalkulationen zu vereinfachen. Der Leistungskatalog kann wie eine Checkliste Schritt für Schritt abgearbeitet werden und gewährleistet somit eine sichere Angebotserstellung. Auch die spätere Umsetzung wird dadurch deutlich leichter gestaltet.  

Ein Leistungskatalog besteht aus verschiedenen Arbeitspaketen (Serviceaufträgen) mit unterschiedlichen Aufgaben (Servicedispositionen) und darunterliegenden Unteraufgaben (Tasks). In diesen Objekten wird definiert, was genau zu tun ist, wer die Aufgabe umsetzen soll, wieviel Aufwand dahintersteckt und welche Fähigkeiten die betreffende Person mitbringen soll. Darüber hinaus lassen sich auch Abhängigkeiten dieser Aufgaben untereinander definieren, sodass etwa durch das Verschieben von Aufgaben auch später anstehende Aufgaben um den entsprechenden Zeitraum verschoben werden.

Wie das konkret aussieht, veranschaulichen wir für Sie am Beispiel eines Leistungskatalogs für eine Virtualisierung mit einem Arbeitspaket und mehreren Aufgaben sowie Checklisten:

In den Details einer Aufgabe können Sie dann einstellen, welche Mitarbeiter und welche Skills Sie für die Umsetzung benötigen:

Die Abhängigkeiten innerhalb des Katalogs können im Gantt-Diagramm festlegt und angezeigt werden:

Mithilfe des Leistungskatalogs jetzt ein Angebot zu erstellen ist dann sehr einfach. Zunächst wählen Sie den Leistungskatalog für die entsprechende Dienstleistungsposition aus. Kopieren Sie anschließend einzelne Aufgaben oder ganze Pakete und kalkulieren Sie die Dienstleistung für das konkrete Angebot. Einzelne Unteraufgaben können Sie dabei explizit ausschließen und damit dem Kunden übertragen. Selbstverständlich können Sie auch weitere Besonderheiten und Aufgaben hinzufügen, die nicht im Leistungskatalog enthalten sind.

Übernehmen Sie die Stunden-Kalkulation ganz einfach in Ihr Angebot und dieses wird dann mit dem (kundenspezifischen) Stundensatz multipliziert. Nun müssen Sie das Angebot nur noch versenden.

Dazu kommt dann der Leistungskatalog zum Angebot mit den dazugehörenden Richtzeiten für die Aufgaben.

Nimmt der Kunde dieses Angebot an, können Sie die Aufgaben dann ganz einfach planen, da die benötigten Ressourcen und Fähigkeiten ja bereits definiert sind.

Mit dem Leistungskatalog bieten Sie Dienstleistungsprojekte in STEPS schnell, einfach und unkompliziert an. Routineangebote werden so zur Routineaufgabe.

Bessere Performance und zahlreiche Neuerungen

Fokussieren Sie sich auf das Wesentliche! Profitieren Sie mit dem neuesten STEPS Update von diversen Neuerungen, Optimierungen und behobenen Bugs.

Die Highlights:

• Performance-Optimierung der Applikation
• Automatische Erstellung von PDF-Dateien für Belege und deren Ablage in STEPS IDoc
• Implementierung von Stimulsoft Dashboards für eine Großzahl von Auswertungen

Darüber hinaus haben wir zahlreiche STEPS Funktionen optimiert und Fehler behoben. Alle Informationen im Detail erhalten Sie in den Release Notes.

Vereinbaren Sie jetzt Ihren Update-Termin! Ihr persönlicher Ansprechpartner und unsere Kundenbetreuung helfen Ihnen gerne weiter.

Warum Unternehmen aus der IT-Branche auf eine einheitliche Lösung setzen sollten

Viele Unternehmen haben sich lange Zeit bei der Auswahl ihrer Business Software von einer Best-of-Breed-Strategie leiten lassen. Mittlerweile sind die gewählten Lösungen etwas in die Jahre gekommen und häufig fällt dann auf: Das Ganze ist leider nicht immer mehr als die Summe seiner Teile. Oft ist „das Ganze“ einfach nur ein beachtlicher Wildwuchs in der IT-Infrastruktur. In Bayern nennt man sowas Wolpertinger – ein Mischwesen mit Körperteilen unterschiedlicher Tiere.

Diese Spezies lässt sich aber nicht nur im Süden Deutschlands beobachten, sondern treibt ihr Unwesen weit darüber hinaus, in allen Unternehmensgrößen und in allen Branchen. Erschreckenderweise sogar in der IT-Branche, die es eigentlich besser wissen müsste! Vielleicht sind Sie diesem Fabelwesen selbst schon mal begegnet und kannten nur den bayerisch wissenschaftlichen Fachbegriff noch nicht – Wolpertinger:

• Diverse, getrennte Systeme in unterschiedlichen Geschäftsbereichen
• Aufwendiger Datenaustausch im Unternehmen – mit Kunden und Partnern
• Mehrfache Datenerfassung und Datenhaltung
• Unstrukturierte und intransparente Prozesse
• Teilweise sogar noch Zettelwirtschaft in der digitalen Branche

In Summe ist das einfach eine tierisch unangenehme Kombination aus verschiedenen Einzelfaktoren, die die digitale Transformation und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen können.

STEPS für die IT-Branche: Ein ERP – ohne Flickwerk, ohne Kompromisse

Wir sind zwar Freunde des Artenschutzes, aber zugleich auch fest davon überzeugt, dass Fabelwesen wie der Wolpertinger in IT-Unternehmen nichts zu suchen haben. Auch wenn sie Best-of-Breed sind – sie gehören in den Wald oder ins Museum. Darum haben wir in jahrelanger Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern STEPS für die IT-Branche entwickelt. Die ERP + CRM Lösung ist speziell für die Anforderungen von IT-Unternehmen angepasst und in folgenden Ausführungen erhältlich:

STEPS.Consulting

STEPS.Infrastruktur

STEPS.IT

STEPS.ManagedServices

STEPS.Service

STEPS.Softwarehersteller

STEPS.Systemhaus

STEPS.UnifiedCommunication

Auf die jeweiligen Spezialanforderungen zugeschnitten gibt es hier keine wilde Mischung verschiedener Systeme für unterschiedliche Geschäftsbereiche und Einsatzzwecke, sondern eine einheitliche Lösung für Softwarehersteller, Systemhäuser, IT-Dienstleister, Managed Services Provider und Telekommunikationsunternehmen. Die Lösung vereint sämtliche Geschäftsprozesse – vom Erstkontakt über Auftrags- und Vertragsmanagement sowie Helpdesk, Service & Support bis hin zu Faktura und Controlling werden alle Schritte und Leistungen innerhalb des Customer Life Cycle auf einer Plattform vereint.

Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

Herz des Ganzen ist dabei ein speziell für die IT-Branche entwickelter und individuell konfigurierbarer Leistungskatalog, der eine höchst transparente Planung, Erfassung, Kontrolle und Auswertung aller Leistungen ermöglicht.

Das hat Vorteile:

• Optimales Ressourcen-Management für Menschen, Kapazitäten, Materialien
• Perfekter Überblick über die komplette Customer Journey
• Vollständige Transparenz über alle Daten und Prozesse
• Einfaches Vertragsmanagement, auch für komplexe Verträge
• Automatisierbare Faktura, auch für Managed Services
• Massiv verringerter Administrationsaufwand

Ein weiterer unschlagbarer Vorteil ist die Zeitersparnis, die Sie durch den Einsatz einer ERP + CRM Branchenlösung erzielen. Die dadurch gesparte Zeit lässt sich sinnvoll nutzen – zum Beispiel, um einen Ausflug in den Wald zu machen oder ins Museum und sich dort auf die Suche nach einem echten Wolpertinger zu begeben.

Sie wollen den Wildwuchs in Ihrem Unternehmen abschaffen? Wir unterstützen Sie dabei!

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